Saiba como fazer uma boa comunicação interna usando a tecnologia

A comunicação interna é uma forma de melhorar o ambiente interno de uma empresa, possibilitando que as informações mais relevantes circulem entre as equipes de maneira otimizada.

Sem uma comunicação interna fluida, dificilmente os processos aconteceram com máxima eficiência. Como consequência, o grau de satisfação dos clientes pode ser comprometido e o faturamento da companhia prejudicado.

Como muitas empresas dão mais atenção ao ambiente externo, muitas vezes, a parte de “dentro” da empresa pode ficar negligenciada, o que é um erro. É fundamental conhecer as boas práticas para otimizar a comunicação entre colaboradores e equipes.

Neste artigo, explicaremos o que é e como fazer uma comunicação interna utilizando as boas práticas do mercado.

A comunicação interna pode acontecer de duas maneiras: comunicação horizontal e vertical. A comunicação interna horizontal se dá entre colaboradores do mesmo nível de hierarquia. A comunicação interna vertical ocorre entre diferentes níveis hierárquicos, entre superiores e subordinados, por exemplo.

O objetivo é que a mensagem comunicada seja relevante para o andamento dos processos do empreendimento. Como exemplo, é possível realizar uma comunicação interna mais abrangente para transmitir os valores, a missão, a visão estratégica e outros importantes fundamentos da empresa aos colaboradores.

É possível, também, realizar uma comunicação mais específica, compartilhando feedbacks de um setor ou as metas esperadas para determinada equipe.

Qual é a importância da comunicação interna para as empresas?

Para que fique nítida a importância da comunicação interna nas empresas, mostraremos as principais vantagens de investir nessa estratégia. Vamos lá!

Ajuda a alinhar os objetivos

Uma boa comunicação interna é importante para que todos os colaboradores estejam alinhados e buscando os mesmos objetivos. Quando o repasse de informações importantes é garantido, fica mais fácil para os gestores cobrar o que foi acordado, impactando positivamente no cumprimento de metas.

Aumenta a produtividade das equipes

Ao compreenderem os objetivos e as metas, os colaboradores concentram seus esforços em alcançá-las e deixam de investir tempo em ações pouco produtivas.

Quando um colaborador entende bem qual é o seu papel, tende a se sentir motivado e trabalhar de forma mais focada. Além disso, com informações claras, é possível observar melhora na relação entre as equipes.

Diminui a rotatividade dos colaboradores

A falta de comunicação interna pode fazer com que os trabalhos realizados sejam repetitivos e dificultosos, já que as chances de falhas são maiores. Como existem etapas que devem se complementar, de acordo com as funções de cada setor da empresa, é fundamental contar com uma comunicação eficiente para que erros sejam evitados e os esforços direcionados para o mesmo objetivo.

Não basta contar com discursos motivacionais, é preciso fazer com que o colaborador se sinta valorizado e compreenda que suas ações estão ajudando a empresa a crescer cada vez mais. Com essa satisfação pessoal e profissional, as chances de o colaborador buscar oportunidade em uma empresa concorrente são muito menores.

Otimiza a integração de novos colaboradores

Um colaborado recém-contratado precisa se integrar com as equipes e colegas, bem como com os valores, missão e objetivos da empresa. Se a comunicação interna é bem feita, esse novo colaborador terá muito mais facilidade para compreender esses aspectos e começar a se sentir parte da equipe e do negócio como um todo.

Um ambiente de trabalho saudável é fundamental para o bom desenvolvimento dos processos e da relação entre colaboradores. Um funcionário que se sente deslocado ou isolado pode comprometer esse ambiente saudável e conjunto.

Diminui ruídos internos

Os ruídos internos — que incluem as chamadas “fofocas” ou mensagens incompletas — podem causar danos em uma empresa. Quando uma mensagem vertical é transmitida, não pode haver informações desencontradas. É preciso que o conteúdo seja claro, objetivo e que todos os envolvidos possam compreender.

Ameniza os efeitos de uma crise

Em situações de crise externa, é possível que os diretores decidam por informar aos colaboradores qual é realmente a situação, para que os ânimos sejam acalmados e os boatos mitigados. Mas, se a comunicação interna for falha, a informação pode ser mal compreendida e incentivar ainda mais boatos, comprometendo o ambiente interno.

Qual a diferença entre comunicação interna e endomarketing?

Para que não haja confusão entre endomarketing e comunicação interna, é preciso compreender esses dois conceitos. Como já falamos, a comunicação interna é voltada para alinhar as informações relevantes dentro do ambiente corporativo.

O endomarketing também direciona seus esforços para o ambiente interno da empresa, mas o seu objetivo é diferente. Também conhecido como marketing interno, o endomarketing visa melhorar a imagem da empresa junto a seus colaboradores.

Ao desenvolver uma imagem positiva, como a de que a empresa é um bom lugar para se trabalhar, o endomarketing consegue diminuir a rotatividade de colaboradores e ainda atrair profissionais qualificados para a empresa. Isso porque os colaboradores que já atuam no negócio podem fazer um “boca a boca” para a sua rede de contatos profissional, como LinkedIn, demonstrando sua satisfação com a empresa e atraindo a atenção de outros profissionais que se identificam com a cultura organizacional e desejam fazer parte desse empreendimento.

1. Conheça bem os colaboradores e a empresa

Como uma boa comunicação interna é voltada para alinhar os objetivos da empresa, é fundamental ter missão, visão, valores e objetivos muito bem estabelecidos, para que possam ser transmitidos de maneira clara.

Os colaboradores também devem ser entendidos pela empresa, o que envolve saber sobre suas experiências profissionais, expectativas de carreira e muito mais.

2. Faça um planejamento

Assim como qualquer outra estratégia empresarial, o planejamento da comunicação interna é indispensável, sendo preciso criar um plano de ação que estipule as etapas a serem seguidas.

Um ponto importante é estabelecer objetivos, como:

• aumentar o alinhamento entre os colaboradores;
• elevar o nível de satisfação na empresa;
• diminuir o turn over;
• otimizar a participação dos colaboradores em reuniões;
• impulsionar o alcance das metas.

Com objetivos estipulados, fica mais fácil definir as melhores estratégias e colocá-las em prática.

3. Estimule o diálogo

A falta de diálogo pode gerar isolamento entre as equipes e estimular a desinformação ou o surgimento de boatos.

A comunicação entre setores ou grupos hierárquicos deve ser fluida, desburocratizada e ágil. Ferramentas já utilizadas — como WhatsApp, e-mail e mural digital — podem facilitar a transmissão de mensagens urgentes.

4. Valorize a opinião dos profissionais

É preciso valorizar a opinião dos profissionais para que eles se sintam pertencentes ao grupo e à organização. Os colaboradores são fontes importantes na identificação do que não está gerando resultados e de quais alterações são necessárias para que o fluxo de trabalho apresente um bom funcionamento.

5. Invista em soluções tecnológicas

A comunicação interna pode acontecer por meio de diferentes canais de comunicação. Essas soluções tecnológicas são excelentes alternativas para melhorar a transmissão de informações internas.

São muitas as possibilidades, como o e-mail, intranets, WhatsApp, monitores em locais estratégicos, newsletter, blog, entre outras. Não existe a necessidade de utilizar todos esses canais — o ideal é que seja implementado o canal que mais fizer sentido para a empresa, gestores e colaboradores. Adiante, falaremos um pouco mais sobre isso.

6. Incentive as relações internas

Um dos objetivos da comunicação interna é criar um ambiente de integração entre os colaboradores. Eventos, festas comemorativas e happy hours, por exemplo, promovem interação entre os colaboradores, possibilitando até mesmo conhecer pessoas de diferentes setores. A partir daí, fica mais fácil manter uma comunicação interna aproximada.

7. Reconheça os bons resultados individuais

Uma boa estratégia é compartilhar as conquistas individuais. Essa é uma forma de incentivar os esforços dos colaboradores e mostrar que a empresa valoriza cada funcionário. Esse reconhecimento pode ser revertido em mais esforços e satisfação em fazer parte do time de profissionais da empresa.

Como acompanhar os resultados?

Para saber se a comunicação interna está realmente tendo um bom desempenho, é preciso analisar alguns indicadores. Separamos alguns dos principais a seguir!

ROI

O ROI, Retorno sobre o Investimento, é uma métrica que indica o quanto uma empresa ganha ou perde com todos os investimentos realizado nos diferentes canais. Ela mostra o resultado final de uma campanha e ainda analisa os custos com ferramentas e treinamentos para essa área.

CES

Customer Effort Score (CES) é uma métrica utilizada no pós-venda. O CES revela como o cliente se sente após algum problema ocorrido. Por isso, também é um indicativo da eficiência da equipe de suporte e atendimento ao lidar com as questões dos clientes.

Um modelo de pesquisa de CES pode ser: “Em uma escala de ‘muito fácil’ a ‘muito difícil’, quão fácil foi resolver ‘determinado’ problema?

Com o resultado dessa métrica fica possível entender se a empresa está tendo uma boa comunicação entre os diferentes setores no momento de solucionar o problema de um cliente.

Quais soluções tecnológicas ajudam na comunicação interna?

As soluções tecnológicas possibilitam que sejam criados mais para que as dúvidas sejam esclarecidas. Além disso, por meio de determinadas ferramentas, fica mais fácil receber sugestões e colocar importantes ações em prática. Então, vamos agora conhecer um pouco mais sobre as soluções tecnológicas que ajudam na comunicação interna.

Rede social corporativa

A rede social corporativa é um hub onde todos os colaboradores podem interagir e se comunicar de forma mais efetiva. Com essa ferramenta, a empresa pode gerar grupos e comunidades para discussões, fazer postagem de comunicados, entre outras ações relevantes. É uma forma de incorporar uma rede social ao processo de trabalho dos colaboradores. A própria Meta (empresa proprietária do Facebook, Instagram e WhatsApp) conta com uma rede social corporativa, chamada de Workplace.

Blog empresarial

O blog empresarial pode ser voltado para treinamentos, cursos e artigos que expliquem mais sobre o funcionamento, missão e valores da empresa. É uma forma de fazer com que os times se alinhem e entendam mais sobre o funcionamento interno.

Além disso, o blog empresarial pode se tornar uma vitrine para colaboradores experientes postarem seus textos. Essa é uma ótima estratégia para engajar os times e compartilhar conhecimento.

Aplicativos empresariais

Uma outra importante solução é o aplicativo empresarial, que não se limita à comunicação entre empresa e cliente. Além de otimizar o atendimento e as vendas, o aplicativo pode ser usado para facilitar a comunicação entre equipes, gestores e colaboradores.

Isso porque é possível criar um espaço apenas para os times, onde ficam disponibilizados informativos, comunicados e chats. Esses apps costumam funcionar offline e podem ser acessados em qualquer lugar. Então, se isso faz sentido para o seu negócio, vale a pena pensar em desenvolver a solução.

Newsletter

A newsletter atua como um jornal virtual, o qual os colaboradores podem acessar para se manterem informados sobre todos os aspectos da empresa em que trabalham.

É uma eficiente maneira de publicar mudanças, objetivos, metas alcançadas, premiações e tudo o mais que ajudar na comunicação interna, possibilitando que seja acessado em qualquer lugar e por múltiplos dispositivos.

Intranet

A intranet é uma rede empresarial onde é possível centralizar todas as informações de um empreendimento. Nela, as ações e informações dos colaboradores ficam armazenadas em um único local, bem como a centralização de arquivos, documentos e muito mais. Com essa centralização, é mais fácil diminuir os ruídos na comunicação.

Existem diferentes maneiras de aprimorar a comunicação interna, como as que apresentamos neste artigo, e os gestores devem prezar pela fluidez, objetividade e transparência. Dessa maneira, os processos internos serão aprimorados e, consequentemente, o empreendimento terá melhor desempenho.

Entenda ainda mais sobre como otimizar os resultados internos da empresa com o artigo Como otimizar o trabalho remoto em equipes.

Fonte: Blog Hubspot