Produtividade: um manual super completo sobre como ser produtivo

Você começa o seu trabalho, dá uma olhada na agenda e vê as suas obrigações. O dia está cheio e você logo nota que precisará de uma energia extra para dar conta de tudo e conseguir maximizar a produtividade. Bate um desânimo!

Você sabe que é melhor começar, mas, antes, resolve dar uma checada no e-mail. Chegou um cupom de desconto de uma loja que você adora, então, por que não dar uma olhada de 5 minutos no site? É rapidinho!

Em seguida, aparece uma notificação no celular: seu amigo enviou pelo WhatsApp um link do Instagram da nova empresa dele. É só seguir e dar aquela forcinha com uns comentários legais e curtidas. Já que entrou na rede social, não custa nada verificar os últimos posts e stories de quem você segue, não é mesmo?

Bem, agora o trabalho começa! Mas, espera! Você olha o relógio do notebook e percebe que já se passaram 40 minutos. Surge um pequeno desespero, com um sentimento de culpa, que acompanham suas primeiras horas de produção e atrapalham a concentração. Lá se vai sua produtividade!

Qualquer semelhança dessa nossa história com a sua vida não é mera coincidência, mas sim um sinal de que este manual de produtividade foi feito para você. Então, continue a leitura para saber:

• o que é produtividade;
• como render muito mais no trabalho;
• como incentivar a produtividade das equipes;
• quais as melhores técnicas para aumentar a produtividade;
• o que é matriz Eisenhower e como pode ajudar a gerenciar seu tempo com mais qualidade;
• o que é Agile Marketing e por que adotar a metodologia na empresa.

Vamos lá?

Porém, antes de continuarmos, precisamos definir, também, o que é produção. Ela está ligada a um número bruto, uma medida de resultado. Por exemplo, falar: “eu escrevi 2.000 palavras” ou “eu criei 5 landing pages” é uma produção. 

O parâmetro, elemento necessário para definir a produtividade, é uma comparação. Só podemos dizer que nossa produtividade de hoje foi “boa” ou “ruim” se tivermos como compará-la com algo. Como o dia ou o mês anterior, ou com a produtividade de outros colegas.

Já a variável nos ajuda a quantificar. Em geral, usamos o tempo. Concorda que o resultado muda quando falamos que as 2.000 palavras foram escritas em 4 horas e que essa mesma quantidade de texto já foi produzida em 8 horas?

Mas, e quanto à produtividade coletiva?

Quem é gestor ou exerce uma função parecida precisa coordenar as entregas de uma equipe e, então, cuidar da produtividade dela. Além do mais, no trabalho a nossa produtividade muitas vezes depende da produção dos outros também, afinal, não vivemos em uma bolha. Por isso, você precisa de estratégias para se sair bem no que diz respeito ao coletivo.

Entenda a importância da produtividade nas empresas

A ideia de produtividade nas empresas segue a mesma lógica de uma produtividade individual, com a diferença que, aqui, a medida envolve a soma de toda uma equipe. A importância de ter uma boa produtividade dentro do negócio é que esse resultado tem uma relação direta com o lucro e a rentabilidade.

Além disso, a produtividade costuma estar ligada à motivação e à energia da equipe. Quando é muito abaixo do esperado, é um sinal de que algo vai errado.

Produzir bem dentro da empresa também dá mais notoriedade a uma pessoa. Quem consegue fazer boas entregas tem mais chance de se destacar e passar uma imagem positiva, de comprometimento e responsabilidade. Isso gera oportunidades de crescimento ou promoções.

1. Delegue tarefas

Esta dica é mais voltada para quem gerencia equipes. Uma das maiores lições, quando estudamos a arte da liderança, é a necessidade de delegar. O problema é que isso parece simples na teoria, mas, na execução, algumas pessoas têm dificuldade.

Assim, lembre-se das vantagens de fazer isso. Uma delas é ter mais tempo para se dedicar a outras questões, que nem sempre podem ser realizadas por outras pessoas, a não ser a gente mesmo. Quando delegamos, também criamos uma equipe confiável e qualificada, capaz de nos ajudar a concluir as obrigações dentro do prazo.

Para dar certo, divida as tarefas de acordo com a capacidade e habilidade de cada membro. Descentralizar pequenas decisões, deixando as pessoas livres para fazer pequenas escolhas — sem a necessidade de nos consultar o tempo todo —, contribui ainda mais para a rapidez nas entregas.

2. Saiba quando se mostrar disponível

Dependendo do tipo de escritório, nossa mesa se torna muito acessível para que, o tempo todo, alguém solicite informações ou peça ajuda. Claro que é importante estarmos disponíveis para auxiliar quem precisar. No entanto, a sua produtividade também depende de concentração.

Assim, vale a pena estabelecer alguns limites e fazer combinados sobre o melhor momento para isso, de modo a não ter seu raciocínio e suas tarefas interrompidos várias vezes ao dia.

Para quem vai trabalhar de casa, uma solução para não ser acionado no chat o tempo todo é colocar alguns horários disponíveis na sua agenda. Desse jeito, as pessoas podem marcar calls mais sucintas.

3. Tenha uma comunicação clara 

Pode parecer besteira, mas a nossa comunicação influencia muito a produtividade de todos. Se a equipe não entende a mensagem, a tarefa não sairá dentro das nossas expectativas.

Além disso, a falta de clareza e objetividade pode gerar refações. Por esse motivo, vale a pena apostar em uma linguagem simples e, ao delegar atividades, é bom nos certificarmos de que o pessoal compreendeu as informações.

4. Simplifique o processo

Será que aquela reunião poderia ter sido apenas um e-mail? Ou, então, uma rápida gravação de um vídeo explicativo?

Às vezes, o fato de já termos participado de muitas reuniões no passado nos faz criar uma mentalidade de que qualquer informação precisa ser passada dessa forma. No entanto, dependendo da situação, principalmente quando a equipe é grande, algumas pessoas levam as discussões a temas sem tanta urgência ou relevância para o momento. Perde-se o foco e o tempo.

Por isso, se pergunte: será que essa mensagem pode ser passada de uma forma mais rápida? Ou é um assunto, de fato, importante para demandar um encontro? Saiba que o futuro do escritório é simplificar o dia a dia, sobretudo os processos. 

De que maneira é possível incentivar a produtividade da equipe?

Bem, até aqui, falamos de aspectos que conseguimos controlar mais de perto, mas e quando não depende só do nosso lado? Aqui, temos sugestões que podem ser aplicadas no trabalho remoto da equipe, ou mesmo dentro da empresa. Confira!

Dando suporte e treinamento

Algumas vezes, o problema de uma produtividade baixa está na falta de qualificação para a tarefa. Para evitar isso, é importante darmos abertura para que as pessoas se sintam à vontade em relatar suas dificuldades.

Oferecer treinamentos, indicar cursos, sugerir orientação de carreira e facilitar algumas capacitações pode fazer a diferença. Além disso, conhecer a fundo as soft skills e hard skills de cada membro da equipe.

Criando pequenas metas

Quem trabalha em agências sabe que, muitas vezes, os projetos de marketing são grandes e demandam diversos detalhes. Olhar para o todo, ou seja, para o projeto completo, tendo em mente apenas a data de entrega, pode não ser muito estratégico.

A ideia, então, é dividi-lo em partes menores. Criar pequenas metas diárias facilita a execução e a motivação. Para facilitar o processo, você pode utilizar o método de metas SMART.

Reconhecendo o desempenho

Falando em motivação, outro fator importante para ela surgir na equipe é o reconhecimento. Identificar entregas habilidosas e elogiar bons trabalhos dá aquele incentivo, fazendo com que as pessoas continuem se dedicando a criar produções de qualidade e com mais produtividade.

Uma dica é formar uma cultura de feedbacks, com gestão transparente. A partir disso, as pessoas sabem quais são as expectativas em cima delas e ficam mais abertas a escutar quais são seus pontos de melhoria e em quais aptidões investir.

Incentivando o autoaperfeiçoamento contínuo

No gerenciamento de projetos e equipes, também vale incentivar o crescimento profissional. Quando as pessoas acreditam que são capazes de se desenvolverem e de entregar trabalhos cada vez melhores, elas têm a iniciativa de cuidar da própria produtividade, para que continuem tendo as conquistas merecidas.

E no que diz respeito à produtividade individual, como ter mais satisfação?

Em alguns momentos, seja ao trabalhar de casa, seja dentro da empresa, sentimos falta de sermos mais produtivos, ainda que todas as dicas anteriores já tenham sido praticadas. Quando isso acontece, é possível que não sejam os fatores externos, mas sim os internos que estejam atrapalhando. Separamos dois bem especiais para conversarmos!

Identifique como anda a sua procrastinação

Procrastinar é o ato de adiar tarefas mesmo quando sabemos que elas precisam ser realizadas e entregues. Porém, somos sugados por uma força quase paranormal que nos impede, a todo custo, de executá-las. Por um lado, temos a boa intenção, por outro, dizemos a nós mesmos que daremos conta de fazer depois.

Isso acontece porque nosso cérebro gosta do prazer. Se ele entende que algo será muito custoso ou que será tedioso e difícil, ele prefere nos enganar, levando a gente a escolher tarefas mais divertidas.

Acontece que a parte do cérebro viciada em dopamina — um dos principais neurotransmissores associados ao bem-estar e à motivação — é diferente daquela que faz escolhas mais racionais, baseadas em avaliações mais profundas e consistentes sobre todas as consequências. Percebeu a cilada? Sendo assim, saiba o que fazer para não cair nessa!

Entenda um pouco mais sobre você

Um dos principais hábitos de pessoas bem-sucedidas é apostar em autoconhecimento. Essa atitude nos ajuda a entender os motivos pelos quais adiamos tarefas. Por exemplo, podemos procrastinar, porque:

• não nos sentimos capacitados para realizar uma tarefa;
• é um projeto específico, que não nos satisfaz;
• o trabalho (ou a nossa função), como um todo, já não faz mais sentido;
• estamos enfrentando problemas emocionais na vida pessoal;
• só conseguimos começar algo quando somos pressionados por alguém ou pelo tempo.

Saiba que descobrir o motivo da procrastinação nos ajuda a trabalhar na raiz do problema, que precisa ser arrancada se quisermos bons frutos.

Não dependa só do seu humor

O gerenciamento das emoções é importante sobretudo no contexto profissional. Às vezes, caímos na tentação de achar que precisamos estar de bom humor para realizar algo. No entanto, ficar à mercê do nosso ânimo ou da nossa motivação é uma armadilha para que as coisas não sejam concretizadas.

A ideia, então, é mentalizar que as coisas precisam ser feitas, ainda que a disposição ou o humor para isso não seja das melhores. Esse exercício não é fácil, é verdade, mas se dar conta disso já é um grande passo.

Inclua imprevistos nos planos

Podemos nos comprometer a não procrastinar, mas, ainda assim, imprevistos acontecem e fazem nossos objetivos irem por água abaixo.

Por isso, para evitar frustrações nesse sentido, vale a pena colocar imprevistos dentro dos planos. Isso envolve, primeiro, não estabelecer prazos tão apertados. Segundo, antecipar algumas adversidades e pensar em estratégias para sair delas. O método “se, então” é um ótimo auxílio. Explicamos a seguir:

• se alguém pedir uma reunião em cima da hora, então agirei assim;
• se uma pessoa demorar para me passar determina parte do projeto, então adiantarei aquilo.

Não superestime seu eu do futuro

Sabe algo em comum nos procrastinadores de plantão? Superestimar o “eu” do futuro. Eles sempre acham que, depois, conseguirão realizar algo melhor do que agora. Acontece que, na realidade, isso tende a gerar um estresse desnecessário, além de colocar em risco a qualidade da entrega. Isso pode ser superado ao fazer um exercício de imaginação:

• visualize-se na data limite;
• se pergunte quais são seus sentimentos;
• pense em quais as consequências de atrasar;
• avalie se algum imprevisto não atrapalhará suas entregas depois;
• pense em quais atividades você deixará de fazer para dar conta da tarefa que você procrastinou.

Que tal esquecer o perfeccionismo?

Querer entregar um bom trabalho, com qualidade, é importante. Afinal, os projetos precisam, no mínimo, estar dentro das expectativas do cliente. No entanto, o excesso de perfeccionismo tende a atrapalhar nosso rendimento.

O problema é que, ao criar o objetivo de precisar sempre fazer entregas perfeitas, dedicamos mais tempo que o necessário à atividade, fazendo com que nossa produtividade seja insuficiente.

Isso não quer dizer que devemos entregar tudo de qualquer jeito. Aqui, é importante avaliar até que ponto a mania de nos cobrar perfeição tem a ver com a nossa insegurança, autoestima e o medo de rejeição.

Quer uma boa dica? Tente encontrar um equilíbrio entre qualidade e produtividade, aceitando que erros podem fazer parte do caminho.

Criar um cronograma de atividades

Um cronograma, com nossas obrigações, nos ajuda a visualizar quais serão as entregas do dia, da semana e do mês. Além de facilitar a nossa organização mental, nos faz perceber que não existe tempo livre para procrastinarmos, já que, se isso acontece, outras tarefas serão prejudicadas. 

Essa regra vale, inclusive, para aqueles pequenos problemas pontuais que surgem de repente, mas, no fundo, não são tão urgentes. Quando isso acontece, o melhor a se fazer é anotar na agenda um dia e horário para resolvê-los.

Estabelecer marcos do projeto

Tarefas precisam de cronograma, com metas e prazos, para que sejam cumpridas. Fragmentar os desafios e as entregas facilita a execução. Criar marcos do projeto, ou milestones, nos ajuda a checar se os objetivos estão sendo alcançados dentro do tempo proposto. É uma forma de chegar de maneira estratégica aos resultados, sem precisar lidar com aquela vontade irresistível de procrastinar.

Aprender a dizer não

Sabe o problema de dizer “sim” para tudo o que os outros pedem? Falamos “não” para nós mesmos. Ainda que nossa intenção de ajudar ou de pegar só mais um projeto de marketing seja positiva, no fim, acabamos sobrecarregados com tantos afazeres.

Dizer “sim” para tudo, ainda, guarda um problema por trás: é algo ligado à necessidade de ser sempre aceito e de fugir do sentimento de culpa de desagradar o outro lado. É legal refletir que falar “não”, nos momentos adequados, é o que ajudará na produtividade e no foco dos próprios objetivos. 

Em suma, definir nossos propósitos profissionais e pessoais nos ajuda a entender o caminho certo, além de ser uma maneira de ter mais segurança em negar um pedido.

Usar técnicas e ferramentas de organização

Que tal aproveitar o que a tecnologia tem a oferecer? Existem várias técnicas e ferramentas para ser mais produtivo. A técnica Pomodoro, por exemplo, auxilia na gestão do tempo e na atenção. Nela, dividimos, por blocos, os minutos que serão dedicados às atividades e os de descanso.

A técnica original sugere tempos de 25 minutos de foco, com um pequeno intervalo de 5 minutos de descanso entre cada momento de foco. Passados 4 tempos de 25 minutos, há um intervalo de descanso maior, de 10 minutos, ficando assim:

• 25’;
• 5’;
• 25’;
• 5’;
• 25’;
• 5’;
• 25’.
• 10’.

A lógica disso é não sobrecarregar o cérebro, dando um tempinho para que ele descanse e recarregue as energias. Conselho: esses tempos de foco e de pausa podem ser ajustados conforme a necessidade individual. Então, quem achar melhor pode estabelecer 45 minutos para concentração, com 6 de descanso, por exemplo.

Outra famosa ferramenta para a produtividade é o aplicativo Trello. Ele cria fluxos de processos, no estilo kanban, com cards que podem ser editados. Isso ajuda na gestão e na visualização da evolução das atividades. O app pode ser útil para usar junto do cronograma.

Saber priorizar

A matriz GUT é conhecida, também, como matriz de prioridades, e nos ajuda a identificar as tarefas que precisam ser, como o nome sugere, priorizadas. Nesse sistema, classificamos cada atividade ou problema de acordo com os critérios Gravidade, Urgência e Tendência, dando a eles uma nota de 1 a 5, e, ao final, multiplicamos a pontuação.

A Gravidade se refere ao impacto que determinada atividade terá. A Urgência define em que prazo algo precisa ser solucionado. E a Tendência avalia a probabilidade de o problema piorar com o tempo.

As notas dadas a cada critério se referem ao nível crescente de intensidade. Por exemplo, dar nota 1 para a Gravidade significa que é algo não tão grave assim. A nota 5 define como muito grave.

Já a nota 1 para Urgência mostra algo que pode esperar, enquanto 5 necessita de ação imediata. A nota 1 para Tendência mostra um problema que não mudará com o tempo, já o número 5 sugere que o problema piorará rapidamente.

Um exemplo prático é o seguinte:

Problema A:

• G: 3;
• U: 4;
• T: 5.

Resultado: 3 × 4 × 5 = 60.

Problema B:

• G: 2;
• U: 1;
• T: 5.

Resultado: 2 × 1 × 5 = 10.

De acordo com os resultados, o problema A deve ser priorizado, e é nele que vamos focar, sem peso na consciência.

Organizar a mesa

Detalhes, como a desorganização da mesa, também podem ser os responsáveis pela perda de tempo. Organizar a mesa de trabalho pode dar preguiça, nos primeiros instantes, mas faz toda a diferença na concentração e na velocidade das entregas.

Primeiro, precisamos dar preferência por deixar em cima dela o mínimo possível de objetos. Reduzir canetas, relatórios, pastas e decorações evita as distrações e a perda de objetos.

Além disso, é bom anotar informações importantes em um único lugar. Isso evita ficar procurando por muitos papéis até conseguir encontrar aquilo que queremos. Objetos pessoais, como chaves, celular e carteira, ocupam um grande espaço. Esses itens podem ir para a gaveta, então.

Mudar de tarefa

Você se senta em frente ao computador para fazer uma tarefa, promete para si que precisa focar nela o dia inteiro, mas chega um momento em que a mente parece travar. Nenhuma ideia mais sai e a criatividade parece bloqueada. Essa situação parece familiar?

Algumas pessoas sentem mais dificuldade em destinar a atenção para uma mesma tarefa ou um mesmo tema durante várias horas seguidas. Para elas, a alternância de atividades, que obriga a mudar o foco, parece renovar o pensamento, fazendo com que a concentração volte com todo o gás.

Mas isso não significa focar em várias atividades ao mesmo tempo, viu? Precisar redigir vários e-mails do trabalho, enquanto termina a revisão de 3 infográficos, tudo na mesma hora, não é positivo. Isso cansa o cérebro e o resultado é a estafa mental no fim do dia. A ideia é alocar uma única tarefa para cada momento.

Descansar um pouco

Pode parecer uma ideia absurda para alguns, mas sabia que dar um descanso para a mente faz toda a diferença? Isso ajuda a otimizar os processos cerebrais, deixando os neurônios mais receptivos para as informações.

Bem, no fundo, estresse e criatividade têm uma relação tênue. Um pouco de adrenalina nos deixa mais alerta, o que pode melhorar a concentração e a criatividade. A questão é que a maioria de nós costuma exagerar no esforço, então, o efeito é caótico.

Sendo assim, ter um estilo de vida mais saudável, com atividades físicas, descanso diário e folga aos finais de semana, nos afasta de dores no corpo e de um possível burnout.

O que é a matriz Eisenhower?

Até agora, você entendeu o que é produtividade e conheceu dicas certeiras para melhorar o seu rendimento no dia a dia. Além disso, viu que atitudes simples podem incentivar a sua equipe a fazer entregas cada vez melhores.

Agora que sabe mais sobre o assunto, é o momento de descobrir como a matriz Eisenhower pode ajudar você a melhorar a sua produtividade e da equipe.

Para que serve?

A matriz Eisenhower é uma ferramenta simples e visual utilizada para organizar tarefas diárias ou semanais. Foi criada em homenagem ao 34º Presidente norte-americano, Dwight Eisenhower, conhecido por ser bastante produtivo e um mestre na arte do gerenciamento do tempo.

Entre tantos benefícios, o método pode ajudar você a priorizar o que realmente importa, além de facilitar as tomadas de decisões e contribuir para o aumento da produtividade, tanto pessoal como da equipe.

Outra vantagem é a redução da ansiedade. A ferramenta é ideal para aqueles dias em que você sente que não vai dar conta de tudo, sabe? Nesses momentos, é bom ter um panorama visual de tudo que você precisa entregar para se organizar.

Como funciona?

Como dissemos, a matriz Eisenhower é simples. A ferramenta divide suas tarefas em 4 quadrantes considerando critérios de prioridade, como você pode ver a seguir.

1º quadrante: urgente e importante

Aquelas tarefas que precisam ser resolvidas o mais rápido possível. Pode ser uma solicitação de última hora de um cliente ou ter de lidar com algum imprevisto relacionado a um colega de equipe.

2º quadrante: importante, mas não urgente

Aqui, colocamos as tarefas que precisam ser feitas a médio prazo ou longo. Isso quer dizer que elas são importantes, mas podem ser agendadas para mais tarde porque apresentam um prazo flexível. Pode ser a realização de um curso ou o planejamento estratégico de marketing da sua empresa.

3º quadrante: urgente, mas não importante

Nesse quadrante, vão as tarefas importantes que podem ser delegadas para outras pessoas tranquilamente, como uma reunião com um cliente ou call com um fornecedor. 

4º quadrante: nem urgente, nem importante

Neste último quadrante, incluímos tarefas que são, na verdade, uma distração. Elas prejudicam a nossa concentração e produtividade, por isso, devem ser descartadas sempre que possível. Fazer uma pausa longa para mexer nas redes sociais é um bom exemplo. Ou estender a pausa para o café para conversar com um colega.

Como tirar o máximo proveito do método?

Como você pôde ver, a matriz Eisenhower é fácil e pode ser realizada por qualquer pessoa, tanto para fins pessoais como profissionais. Ela é uma boa opção para ajudar você a aumentar a produtividade em vendas da equipe ou até controlar as finanças para poupar mais dinheiro.

Algumas dicas, contudo, podem tornar o método ainda mais proveitoso. São elas:

• faça a atualização da matriz diariamente, antes de começar seu dia;
• use aplicativos para facilitar a organização, como Trello e Asana;
• considere, especialmente, 2º quadrante, intitulado “importante, mas não urgente”;
• coloque 7 ou 8 atividades em cada quadrante, tomando cuidado para evitar se sobrecarregar;
• envolva a equipe sempre que possível na hora de utilizar a ferramenta na empresa.

O que é Agile Marketing?

Outra maneira de aumentar a produtividade é apostar no Agile Marketing. Essa metodologia de gestão consiste, de modo geral, na adoção de métodos rápidos e com objetivos bem específicos que reduzem, assim, etapas desnecessárias de projetos.

Com o Agile Marketing, os processos demorados e burocráticos do marketing tradicional não têm espaço. A ideia é criar planos mais enxutos em ciclos curtos de trabalho, mas sem comprometer a entrega completa ao cliente.

Por que adotar essa metodologia na sua empresa?

A adoção do Agile Marketing dentro de uma empresa não acontece do dia para a noite, mas as vantagens da metodologia são inegáveis. Veja neste tópico as principais!

Produtividade

A metodologia melhora a produtividade porque foca naquilo que realmente é importante. Isso possibilita que a equipe atinja resultados mais satisfatórios em um curto espaço de tempo. 

Inovação

Processos burocráticos e morosos podem prejudicar a aprovação de ideias ou campanhas inovadoras, por exemplo. O uso de metodologias ágeis pode resolver essa questão, favorecendo a adaptação da empresa ao mercado.

Alinhamento do time

Com os processos mais ágeis, fica mais fácil alinhar o time, não acha? As reuniões se tornam rápidas, a comunicação flui melhor e os objetivos do projeto ficam muito mais claros para todos da equipe.

Eficiência

Ser eficiente significa ser capaz de fazer as coisas da melhor forma possível. Garantir mais eficiência e qualidade em todas as entregas é o principal objetivo do Agile Marketing.

Entendeu como o Agile Marketing pode beneficiar sua empresa? Agora que sabe mais sobre o assunto, vale a pena conhecer como funcionam o Design Thinking e OKR, duas metodologias ágeis e eficazes para as empresas.

Ufa! Lidar com a produtividade requer um equilíbrio constante, percebeu? Precisamos driblar a procrastinação, evitar a necessidade de perfeccionismo, ter uma comunicação clara com a equipe, conseguir dizer “não” em alguns momentos e aprender a priorizar. Não é uma tarefa simples, mas pode ser realizada.

Por fim, aceita mais duas sugestões? Primeiramente, salve este manual nos seus favoritos para voltar nele sempre que precisar. Segundo, continue buscando ferramentas e metodologias para otimizar a execução de tarefas e melhorar ainda mais a produtividade dentro e fora da empresa. Assim, você gera mais resultados para a organização e para os seus clientes.

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Fonte: Blog Hubspot