Como fazer um relatório: dicas para marketing e vendas

Você sabe como fazer um relatório eficiente? Essa tarefa é fundamental para acompanhar de perto as métricas de marketing e vendas e, com isso, entender se a sua empresa está no caminho certo. Além disso, relatórios contêm informações valiosas para tomadas de decisões cada vez mais estratégicas.

A criação desse documento não precisa ser um bicho de sete cabeças, não! Para superar os desafios e entregar um bom relatório, alguns pontos importantes devem ser considerados com atenção pelos times de marketing e vendas.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial para mostrar a você como fazer um relatório eficiente, com as informações certas para sua empresa. Se interessou pelo assunto? Vamos em frente, então!

Qual é a importância dos relatórios nas áreas de vendas e marketing?

Relatórios de marketing e vendas apresentam informações importantes sobre um produto ou serviço de uma empresa, contendo os números mais relevantes para os times de marketing e vendas.

É comum encontrarmos nesses relatórios informações como:

• ticket médio de vendas;
• número de vendas efetuadas pelo time;
• receita total do mês;
• dados de SEO;
• pesquisas de mercado;
• projeções financeiras;
• estratégia de Inbound Marketing;
• resultados de mídias sociais;
• Custo por Lead (CPL);
• taxa de abertura de campanha de e-mail marketing.

Como falamos, relatórios também auxiliam na tomada de decisões, já que você se baseará em dados concretos. Outro benefício é que as informações geradas contribuem para a otimização de estratégias e processos, bem como para o acompanhamento dos resultados de ações de marketing e vendas.

A verdade é que esses documentos são essenciais se você deseja obter resultados melhores. Relatórios são imprescindíveis para que profissionais de marketing e gestores possam identificar falhas e oportunidades, realizando os ajustes necessários, como a correta definição das cotas de vendas, para alcançar os objetivos.

Quais elementos não podem faltar em um relatório?

Agora que você conhece a importância de contar com os relatórios para fazer a análise de estratégias, tanto nas vendas quanto nas campanhas de marketing, é hora de entender o que precisa incluir no seu relatório.

Título

Pense que o relatório é um documento organizado, claro, objetivo e capaz de sintetizar diversos pontos importantes de uma determinada situação, seja ela uma análise das vendas ou a verificação dos resultados de alguma campanha.

Isso significa que todos os seus elementos devem ser pensados para esclarecer a situação para os possíveis leitores. Logo, o título tem que apresentar o assunto do relatório e incluir a data ou o período a que ele se refere.

Então, vale escolher um título que abrace os principais temas do conteúdo desse documento, apresentando de maneira clara qual é a proposta desse documento. Um bom exemplo de título é: Relatório da Campanha de Marketing (nome da campanha) de 20XX.

Introdução

Para você construir uma introdução mais objetiva, que traz as principais informações que serão distribuídas por todo o material, recomendamos que pense nela só após ter concluído boa parte do seu relatório. A introdução normalmente apresenta 3 subdivisões:

• apresentação do tema;
• detalhamento dos processos envolvidos;
• resumo dos resultados.

Por meio da introdução, indivíduos que não estavam ligados diretamente ao projeto conseguem compreender as informações mais relevantes para analisar o conteúdo das páginas seguintes.

No início, vale explicar sobre o projeto da campanha ou o período de vendas em análise, por exemplo. Depois, basta citar alguns aspectos relevantes sobre os recursos utilizados, prazos e informações pontuais dos processos que envolveram cada etapa do projeto. Finalmente, vale apresentar de maneira resumida alguns resultados obtidos.

Desenvolvimento

O desenvolvimento representa a maior parte do relatório. Você tem liberdade para inserir elementos variados e escolher uma estrutura própria, que seja adequada ao tipo de projeto. Nas campanhas de marketing, por exemplo, vale a pena segmentar o desenvolvimento por cada canal de comunicação utilizado — redes sociais, e-mail, site ou mídia tradicional.

Já para o desenvolvimento de um relatório de vendas, é possível segmentá-lo por período, produto, área de venda, vendedor ou qualquer outra classificação que faça sentido para o objetivo de apresentação do relatório.

Também destacamos que o desenvolvimento deve ser detalhado, mas não muito extenso, ao ponto de atrapalhar uma leitura completa. Um bom relatório pode ser lido com apenas algumas horas de atenção. Um tempo de leitura longo demais pode dificultar a distribuição dessas informações para os outros membros da equipe.

Conclusão

Uma importante ressalva é que muitas pessoas normalmente pulam da introdução para a conclusão. Por isso, você pode incluir algum detalhamento adicional na conclusão para orientar os leitores sobre os resultados que são apresentados nessa etapa.

A fim de criar um texto mais objetivo, você pode apontar os resultados diretamente no texto e criar notas de rodapé que indiquem em que página do desenvolvimento do relatório há mais informações acerca dos dados apresentados. 

Referências

Por fim, as referências precisam ser breves e esclarecer as principais fontes que foram utilizadas para embasar os dados e registros apresentados no seu relatório.

Essa etapa normalmente recebe menos atenção, mas você precisa ter em mente que o cuidado ao organizar as referências é um bom indício do profissionalismo e da competência dos envolvidos na criação do relatório. Por isso, é importante dedicar tempo suficiente a essa etapa.

Depois de entender a importância dos relatórios para as áreas de vendas e marketing, chegou o momento de descobrir como você pode elaborar um documento objetivo e relevante para a sua empresa. Vamos lá?

1. Tenha objetivos claros

Quais respostas você deseja extrair do relatório de marketing e vendas? Nesse primeiro momento, é preciso entender o que é importante, para assim conseguir criar um documento alinhado às expectativas e necessidades da empresa. Não se esqueça de que seus objetivos devem ser claros, mensuráveis e alcançáveis. Usar as metas SMART ou a metodologia OKR é uma boa saída.

Os objetivos podem ser relacionados com o número de vendas, o faturamento, o desempenho dos times ou dos profissionais individualmente, a felicidade organizacional etc.

Avaliar os objetivos é importante para encontrar boas ideias que vão ajudar a melhorar a performance do negócio. Por meio deles, e com o uso de ferramentas adequadas, fica mais fácil pensar de modo estratégico.

2. Defina bem as métricas e informações necessárias

Nesta etapa, recomendamos que você liste aquelas informações indispensáveis no relatório de vendas e marketing. O que a diretoria espera ver? Quais dados são essenciais para avaliar e acompanhar a performance dos times? Quais números mostram a evolução das equipes?

Confira algumas métricas que são normalmente analisadas:

• ticket médio;
• performance por representante de venda;
• desempenho por produto;
• número de visitas ou ligações;
• Custo de Aquisição de Clientes (CAC);
• Retorno Sobre Investimento (ROI);
• Lifetime Value (LTV);
• Custo por Lead.

O uso de uma ferramenta que auxilie no acompanhamento dessas métricas é fundamental para entendê-las e usá-las adequadamente na empresa; inclusive, consultar e atualizar essas informações deve fazer parte dos seus hábitos diários. Os relatórios serão fundamentais na hora de ajustar pontos críticos.

3. Faça análises micro e macro

Você não pode esquecer as análises micro e macro no relatório de marketing e vendas, já que é importante considerar as diversas variáveis que podem afetar sua empresa, seja direta ou indiretamente.

Saiba que essas análises contribuem para a escolha de ações mais inteligentes e eficientes. Também ajudam uma marca a se adaptar e se posicionar diante de mudanças, em especial as externas.

Ainda é válido observar o mercado e avaliar fatores externos — claro, sem deixar de lado os internos. Quem sabe você não encontre tendências e inovações que possam ser úteis na hora de gerar relatórios e conseguir melhorar o desempenho e a produtividade dos times de vendas e marketing.

4. Defina um formato

Aqui, é importante pensar em um formato capaz de organizar as informações de maneira clara e objetiva. Você pode começar com uma introdução sucinta e, depois, desenvolver os conteúdos para que sejam fáceis de compreender. Na conclusão, a ideia é destacar os pontos mais relevantes do relatório.

Além de contar com a ajuda de um designer, saiba que pela internet é possível encontrar templates editáveis de relatórios de marketing e vendas. Algumas ferramentas, como Infogram e Prezi, também ajudam a criar esses documentos. Na dúvida, o PowerPoint continua sendo uma boa alternativa.

Independentemente do formato escolhido, lembre-se sempre de adotar uma linguagem padronizada para seus relatórios, tudo bem? Uma boa dica é seguir o formato que apresentamos no tópico anterior, com título, introdução, desenvolvimento, conclusão e referências.

5. Preste atenção aos processos

Observe os processos das equipes de marketing e vendas. Eles são claros e objetivos? Existe padronização no dia a dia? E o mais importante: esses processos são mensuráveis? Este ponto é indispensável para acompanhar o desempenho dos times de perto e realizar as mudanças necessárias para conquistar resultados satisfatórios.

Nesse sentido, é importante fazer um diagnóstico sobre como melhorar os processos das equipes. Com ele, você consegue identificar quais são os pontos fracos e fortes, além de encontrar maneiras de tornar as atividades mais fluidas e eficientes.

Construir um mindset ágil na empresa, apostando em metodologias como o design thinking também pode ser interessante para obter melhores resultados. Lembre-se ainda de encontrar maneiras de motivar uma equipe. Esses pontos podem trazer números melhores para o seu relatório.

6. Utilize uma boa ferramenta

Essa é uma recomendação importante sobre como fazer um relatório de marketing e vendas. É comum que profissionais sintam dificuldade esse tipo de documento. Então, para tornar o processo mais fácil, o ideal é contar com boas ferramentas de visualização de dados.

Pela web, você encontra muitas opções gratuitas e pagas. O software de Gestão de Relacionamentos com o Cliente (CRM), por exemplo, se torna uma boa alternativa para quem quer automatizar a tarefa e evitar falhas humanas.

Vale contar também com exemplos de relatório para facilitar sua vida. Procure na internet ou veja se o software que você adotou disponibiliza algum modelo. Assim, basta encontrar o que mais agrada você e realizar as adequações necessárias.

Como a tecnologia pode ajudar na criação de relatórios?

A tecnologia está mudando o futuro do escritório, concorda? Então, fica evidente que, ao escolher um sistema adequado, você pode contar com diversas funcionalidades importantes para elaborar relatórios incríveis para apresentar ao alto escalão da empresa. Eles também serão muito úteis para ajudar sua equipe a compreender como melhorar ainda mais o desempenho.

Com um bom software, é possível tornar as informações mais visuais, facilitando o entendimento e deixando sua apresentação mais fluída e agradável. Um relatório bem elaborado consegue inclusive passar insights sobre soft skills e hard skills que podem ser melhoradas para que os profissionais aumentem seu desempenho.

Ainda é viável obter dados e informações relevantes para construir um conteúdo que entregue mais valor às pessoas que consultam o relatório. A ideia é que não fiquem dúvidas sobre os elementos apresentados no documento.

Como a HubSpot pode ajudar?

O CRM da HubSpot é a solução ideal para criar relatórios completos e relevantes. Com a nossa ferramenta, é possível incluir todos os dados de marketing e vendas da empresa em um só lugar, com as integrações dos softwares Marketing Hub e Sales Hub. Assim, fica mais fácil fazer relatórios, não acha? Além disso, o acesso às informações é facilitado para todos os profissionais, ainda mais no caso de quem opta por trabalhar de casa.

Veja outras vantagens do software:

• elaboração de relatórios personalizáveis do zero;
• diversos tipos de gráficos disponíveis;
• criação de relatórios com base em qualquer aplicativo integrado;
• biblioteca de modelos de relatórios;
• visualização dos dados da empresa em tempo real;
• painéis personalizáveis para organizar metas importantes;
• envio de relatórios para times, diretores etc.

Você já sabe como fazer um relatório eficiente! A tarefa fica mais fácil quando é automatizada, não é mesmo? Agora que você conhece mais profundamente o assunto, poderá escolher as melhores estratégias e ferramentas para gerar documentos completos e focados em melhorias.

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Fonte: Blog Hubspot