Como criar um e-mail profissional?

O e-mail é uma ferramenta de essencial para a comunicação no mundo empresarial, sendo utilizado para agendar reuniões, tirar dúvidas e atender clientes. Também é muito útil para apresentações de negócios e colaborações para trabalhos em equipe. Isso mostra o quanto é importante entender como criar um e-mail profissional, especialmente para gestores que trabalham com marketing digital.

Ainda que alternativas como o WhatsApp Business, Instagram e outras redes sociais tenham surgido e conquistado seu espaço, o e-mail continua sendo uma ferramenta que cumpre um importante papel nas comunicações profissionais.

Além de oferecer um histórico mais confiável e fácil de consultar, o e-mail profissional, como o próprio nome sugere, proporciona uma imagem mais profissional à empresa e é o meio pelo qual se distribui o e-mail marketing.

No post de hoje, mostraremos o passo a passo para você criar um e-mail profissional eficiente. Vem conferir!

Criar um e-mail profissional — e até mesmo adicionar recursos como uma assinatura de e-mail — é uma tarefa fácil, desde que você siga alguns passos. Confira a seguir as instruções que você precisa seguir.

Faça o registro de um domínio;
Decida qual provedor de e-mail utilizar;
Configure o seu endereço de e-mail.

1. Faça o registro de um domínio

Na internet, uma empresa é identificada pelo seu domínio e esse elemento é essencial tanto para criar um site quanto para endereços de e-mail corporativos. É recomendado utilizar o nome da empresa no domínio para que os destinatários possam reconhecer facilmente que o conteúdo do e-mail é verdadeiro e foi realmente enviado pela empresa em questão.

O domínio é composto pelo nome escolhido — seja do profissional ou da empresa — seguido de uma extensão. As mais comuns no Brasil são “.com.br” e “.com”, mas há casos específicos em que outras extensões podem ser mais adequadas. A seguir, veja as que podem ser utilizadas:

instituições de ensino superior —“.edu.br”
advogados — “.adv.br”
desenvolvedores de software — “.dev”,
instituições governamentais — “.gov”, entre outros casos, conforme o nicho.

Para fazer o registro, basta acessar um serviço de hospedagem ou o site de um provedor de e-mail de sua preferência.

2. Decida qual provedor de e-mail utilizar

O próximo passo é decidir qual provedor de e-mail será utilizado. Há uma variedade de escolhas disponíveis, incluindo opções gratuitas e outras, mais completas e adequadas para empresas com um grande número de colaboradores.

Para escolher o provedor ideal, é interessante considerar questões como a quantidade de endereços de e-mail, o espaço de armazenamento necessário e recursos que cada provedor oferece. Ao realizar uma análise detalhada dos prós e contras, será mais fácil decidir.

Entre as principais opções do mercado estão o Google Workspace, Office 365, Yahoo, Locaweb, GoDaddy. Existem, ainda, diversas outras opções que vale a pena conferir.

3. Configure o seu endereço de e-mail

Após contratar um serviço de e-mail é preciso configurá-lo. Esse processo consiste em conectar o seu domínio à empresa provedora que você escolheu, para que o envio e recebimento de e-mails possa ser feito.

Se você escolheu contratar um serviço profissional de e-mail e um domínio com a mesma empresa, talvez essa etapa já seja feita automaticamente. Se esse não for o caso, o provedor enviará as instruções para realizar esse procedimento.

Ao executar os passos acima com atenção, o seu e-mail profissional estará criado. A partir daí, sempre que precisar entrar em contato com seus clientes, a sua empresa contará com uma forma muito mais profissional, prática e eficiente. Assim, além de colaborar com o branding da empresa, seus clientes contarão com uma maneira mais segura de certificar que a comunicação é oficial.

Após criar um e-mail profissional, o passo seguinte é criar uma assinatura de e-mail profissional. E a HubSpot pode te ajudar com essa tarefa. Confira agora mesmo o nosso gerador gratuito de assinaturas de e-mail!