12 dicas para fazer reuniões remotas melhores

Esteja você se encontrando com colegas que estão trabalhando em casa em um dia, ou com colegas e clientes localizados a meio mundo de distância, a realização de uma produtiva e eficaz reunião remota pode ser um desafio.

Quando você fica cara a cara com as pessoas, pode ser muito mais fácil se comunicar com eficiência e avaliar como elas estão se sentindo e reagindo a diferentes idéias.

Mas quando você está se encontrando virtualmente, pode parecer que alguns participantes… desaparecem no abismo.

Aqui está um vídeo bastante hilário (em inglês), zombando de alguns dos desafios que as pessoas enfrentam ao realizar uma reunião remota:

Existem várias maneiras de tornar as reuniões remotas mais eficazes, descontraídas e produtivas. Para ajudar você a tirar mais proveito das suas reuniões remotas, apresentamos as 12 dicas para a execução de reuniões melhores. Dê uma olhada nelas.

1) Escolha as ferramentas certas para as suas necessidades.

Talvez a coisa mais importante ao fazer uma reunião remota seja a ferramenta que você usa para executá-la. Arranjos diferentes de reunião e equipe podem exigir diferentes tipos de ferramentas. Se você está se reunindo com alguém pela primeira vez, ou se está se encontrando com pessoas de um país cujas ferramentas de reunião você não conhece, considere perguntar antecipadamente quais ferramentas elas preferem. Nem todo mundo está familiarizado com as que você usa no dia-a-dia, e você não vai querer causar estresse à reunião devido à questões de logística.

Aqui está uma lista de algumas das melhores. Se você procura ainda mais ferramentas, aqui está a nossa lista completa.

• Zoom: Um robusto e confiável programa de reuniões on-line, com compartilhamento de tela e excelente qualidade de chamada.
• Google Hangouts: É com frequência uma das opções mais conveniente, graças à ubiquidade do Google, especialmente se você estiver usando o Google Agenda para gerenciar o seu cronograma.
• Join.me: Ótimo para reuniões de compartilhamento de tela rápidas e fáceis.
• Kato: Permite que você use o bate-papo, vídeo, áudio para colaborar com seus colegas de trabalho – de graça. Bônus: todas as suas conversas são pesquisáveis.
• Uber Conference: Nenhum número PIN de reunião, entre outros recursos, significa uma experiência de chamada em conferência muito menos dolorosa. Ele também permite o compartilhamento de tela e possui um aplicativo móvel.
• Skype: Uma opção decente para conversar com pessoas de todo o mundo – mesmo que às vezes seja um pouco exigente.

2) Inclua uma opção de discagem.

Muitas ferramentas de reunião remota foram projetadas para funcionar principalmente em conexões com a Internet. Mas o que acontece se a internet de alguém cair ou ficar mais lenta? É importante dar a opção de as pessoas ouvirem a reunião e falarem por telefone

3) Tenha cuidado com os fusos horários.

Se você é quem está configurando a reunião, defina-a para um horário que funcione para todos na lista de participantes. Não há nada pior do que perceber que você foi agendado para uma reunião às 6:00 da manhã do seu horário, ou à noite, quando normalmente você tem outros planos.

Existem muitos aplicativos de fuso horário excelentes por aí, mas recomendamos o World Time Buddy:

4) Evite reagendar ou cancelar de última hora.

Ei, ter que reagendar ou cancelar uma reunião de última hora acontece. O importante é como você faz isso. Antes de alterar a hora no convite do calendário e encerrar o dia, coloque-se no lugar dos participantes da reunião. Quais inconveniências você pode estar causando? Quais planos e arranjos especiais eles podem ter feito ao redor da sua reunião?

Uma reunião é um compromisso e reagendar ou cancelar no último minuto é (na maioria das circunstâncias) um pouco rude. Se você realmente precisar fazer isso, envie uma nota pessoal pedindo desculpas e explicando a situação.

5) Seja claro sobre como as pessoas estarão se conectando.

É aqui que entra a descrição no convite da agenda. Não assuma que as pessoas verão o link da reunião que você pode ter anexado ao convite da agenda. Em vez disso, seja muito claro com suas instruções sobre como todos estarão se conectando na descrição do convite da agenda para que todos o tenham em um só lugar.

Aqui estão alguns detalhes para se incluir:

• Repita o nome da reunião, a data, a hora + o fuso horário e a duração.
• “COMO ADERIR:” seguido das informações da reunião, como o número PIN da reunião, o número de discagem e quaisquer códigos de acesso ou sites.
• Informações de contato para quem tem problemas de conexão.

Além disso, especifique se o vídeo é necessário antecipadamente. Já entrou em uma ligação com o vídeo ligado quando todos os outros o desligaram? Constrangedor.

Dica profissional: se você estiver encontrando apenas poucas pessoas on-line, convém precisar de vídeo. Isso ajuda as pessoas a manter o foco quando sabem que todos podem vê-las. Além disso, ajuda as pessoas a se identificarem mais pessoalmente com colegas remotos.

6) Escolha sua localização com sabedoria.

Uma vez um colega meu teve uma ligação com um cliente cujo vizinho estava cortando a grama do lado de fora da janela do escritório de sua casa. Parece super perturbador, não é?

Moral da história: seja consciente de onde você está e o que está acontecendo em segundo plano. Alguns quartos são mais barulhentos que outros, mesmo que você esteja em casa. E embora seja provavelmente adorável quando seu cachorro pula no colo e olha para a câmera, é melhor deixar animais de estimação sair para brincar antes do início da reunião.

7) Tenha um ponto de acesso móvel pronto.

Sempre há uma chance de o Wi-Fi em que você está localizado para a reunião falhar antes de seu início. Esse sentimento de pânico nunca é bom. Felizmente, a maioria dos smartphones tem a capacidade de se transformar em pontos de acesso móvel – o que me salvou em várias ocasiões. Lembre-se de que isso pode aumentar o uso de dados e custar mais caro. Se você possui o iOS 7, poderá monitorar a quantidade de dados que usou. Se você está desesperado, porém, pode valer a pena.

– Como tornar seu iPhone um ponto de acesso móvel

Vá para Configurações > Celular > Ponto de acesso pessoal e toque para ativar o ponto de acesso. Em seguida, siga as instruções da tela. (Clique aqui para obter instruções mais detalhadas.)

– Como tornar seu telefone Android um ponto de acesso móvel

Os nomes exatos dos menus podem variar um pouco, mas para a maioria dos telefones Android, vá para Configurações > Mais > Redes sem fio e outras > Vínculo e ponto de acesso portátil. Aqui, você pode escolher entre algumas opções diferentes de compartilhamento, além da opção de fornecer ao seu ponto de acesso uma criptografia forte, se você estiver em um local público. (Clique aqui para obter instruções mais detalhadas).

8) Entre na reunião com cinco minutos de antecedência.

Esteja você executando a reunião ou apenas participando dela, não perca um tempo valioso na organização da reunião ou na solução de problemas se algo der errado. Em vez disso, planeje pelo menos cinco minutos de tempo de configuração antes do previsto, sempre que possível.

9) Apresente todos desde o início.

É uma maneira pessoal de iniciar a reunião e permite que todos saibam quem realmente está presente – tanto na sala principal do escritório quanto no telefone.

10) Mute e silencie qualquer som que distraia.

Mute o microfone enquanto outras pessoas se apresentam para silenciar qualquer ruído de fundo avassalador (como aquele maldito cortador de grama).

Na mesma linha, desligue os sons e as notificações do computador, especialmente se você estiver compartilhando sua tela com o grupo. É super perturbador para todos os outros participantes da reunião verem pop-ups na tela enquanto tentam coletar as informações que você está apresentando.

11) Não seja muito apologético ou reverente quando as pessoas começam a falar umas sobre as outras.

Meu colega Corey Wainwright descreve isso como dirigir até uma parada de quatro vias com outros carros que chegam lá ao mesmo tempo. Todo mundo está gesticulando e falando um para o outro: “Você vai”, “Não, você vai”, “Não, está tudo bem, você vai!” Então, todo mundo vai ao mesmo tempo. E então todos param novamente.

É o que acontece quando as pessoas tentam conversar em reuniões remotas. É inevitável que duas ou três pessoas conversem ao mesmo tempo. Nesse ponto, uma pessoa deve apenas assumir a liderança em vez de se desculpar demais e apenas conversar.

12) Peça feedback sobre como as pessoas estão se sentindo ou o que estão pensando ao longo da reunião.

Quando as pessoas se reúnem remotamente, sobretudo se não houver vídeo envolvido, você perde a capacidade de ler expressões faciais e linguagem corporal. É por isso que pode ser útil solicitar feedback sobre como as pessoas estão se sentindo ao longo da chamada. A cada cinco ou dez minutos, pergunte aos participantes remotos como estão se sentindo e se têm alguma preocupação. Isso ajudará as pessoas on-line a se sentirem envolvidas, como se seus pensamentos fossem ouvidos e cuidados. Também ajuda a acompanhar o pulso emocional da “sala”.

Fonte: Blog Hubspot